План на архивските знаци, Листа на архивски материјал и Листа на документарен материјал со рокови на негово чување
Петок, 2 јануари 2015 – Упатството за начинот и техниката на постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење се пропишува начинот и техниката на постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење на државните органи, институции, јавните установи и служби, јавните претпријатија, единиците на локалната самоуправа и градот Скопје, правните лица и физичките лица кои вршат јавни овластувања, приватните правни лица и физичките лица кои самостојно вршат дејност (имателите).
Oдредбите од Упатството за начинот и техниката на постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење кои се однесуваат на Планот на архивските знаци, Листата на архивски материјал и Листата на документарен материјал со рокови на негово чување, отпочнаа да се применуваат од 1 јануари 2015 година.
Според Упатството, Планот на архивските знаци претставува акт според кој се врши распоредување, евидентирање, класифицирање, средување и чување на документите/записите и предметите.
Планот на архивските знаци содржи општ и посебен дел.
Според општиот дел на Планот на архивските знаци се врши определување на архивски знаци за распоредување на документите/записите и предметите од 01 до 07, што претставува класификација на документите по материја или организациона единица, а според посебниот дел на Планот на архивските знаци од 08 натаму, согласно организационата структура и надлежностите на имателот.
Општиот дел на Планот на архивските знаци содржи архивски знаци за документите/записите што се однесуваат на: 01. Основање, организација и развој; 02. Управување и раководење; 03. Канцелариско-архивски, правни и општи работи; 04. Човечки ресурси; 05. Финансиско и материјално работење; 06. Одбрана и безбедност; 07. Електронски систем и автоматска обработка на податоци (во натамошниот текст: АОП).
Општиот дел на Планот на архивските знаци е единствен за сите иматели, а посебниот дел го изработува секој имател, согласно неговата организациска структура, надлежности и основна дејност.
Планот на архивски знаци се изработува комисиски, со учество на службени лица од организационите единици кои ги создаваат или на кои се однесуваат документите/записите.
При изработката на Планот на архивските знаци, комисијата ги проучува актите за организација и систематизација, прави детален попис и класификација на надлежностите, активностите и видовите на документи/записи што настануваат во работата на секоја организациона единица.
Ако одредени организациони единици не функционираат, односно одредени видови документи/записи не настануваат во работата на имателот, а се опфатени во општиот дел на Планот на архивските знаци, тие се изоставуваат.
Одделни видови на документи/записи што настануваат во работата на имателот, а не се опфатени во општиот дел, се опфаќаат во посебниот дел на Планот на архивските знаци на кој му припаѓаат според организационата поставеност и според својата содржина.
Документите/записите опфатени во општиот дел на Планот на архивските знаци не се повторуваат во посебниот дел.
АРХИВИСТИЧКИ АДВОКАТСКИ ДИЛЕМИ: „Казни за адвокатските канцеларии нема да има, но ќе има измени во Законот за архивски материјал“ – Зоран Трајковски, Државен aрхив на Република Македонија М.В/veljanoskim@akademik.mk
